Если вы пришли в архив. А получение информации, необходимой для защиты личных интересов граждан, – наше неотъемлемое право. Рассмотрим этапы, которые проходит человек, обратившийся в архив. Какие запросы бывают? Запросы бывают трех видов: тематические – запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Например, биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии; генеалогические – запросы, выражающие потребность в документ- ной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода; социально- правовые – запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов. Они делятся на три группы.
Для нас наиболее интересными будут социально- правовые запросы от физических и юридических лиц. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально- правовым запросам относятся запросы о подтверждении: трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т. Например, проанализировав трудовую книжку работника, принимаемого на управленческую и ответственную должность, на предприятии захотят убедиться, что работник действительно имел опыт работы в крупной компании.
Если компания была ликвидирована в установленном законодательством порядке (в том числе в результате процедуры банкротства) или была преобразована способом, подразумевающим передачу документов по личному составу в архив, работодатель может обратиться в архив с соответствующим запросом. Не редкость – хлопоты с подготовкой документов, связанных с назначением пенсий работникам.
Бесплатные и платные услуги. Все социально- правовые запросы архив выполняет безвозмездно.
Но бывают и исключения: если вам нужно исполнить запрос срочно (в течение 1–5 дней с момента обращения); выдать дубликат или переоформить архивную справку взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально); изготовить несколько экземпляров архивной справки по просьбе заявителя; сделать запрос о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (6. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор.
Кроме того, архив может самостоятельно определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются на льготных условиях. Сроки исполнения запроса. По Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 0. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 3. Если же по истечении установленных сроков ответ не поступит, необходимо обратиться в орган управления архивным делом данного региона с запросом, по какой причине не исполнено направленное обращение.
Исполнение запросов производится в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 2. No 1. 25- ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации», Федеральным законом от 2. No 2. 4- ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Если ваш запрос признан непрофильным, то его пересылка по принадлежности в другие архивы или организации должна быть осуществлена в 5- дневный срок с момента поступления запроса в архив, а вас должны об этом информировать. Куда обращаться? Во- первых, в какой именно архив вам обращаться, зависит от масштаба интересующей вас организации: если вам необходимы данные о человеке, который работает (работал) в учреждении федерального подчинения, следует обращаться в федеральные архивы; республиканского, краевого, областного подчинения – в государственные архивы соответствующего региона; городского и районного подчинения – в муниципальные архивы. Если вам нужно запросить информацию о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в Москве, то нужно обратиться в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы. Если человек работал на предприятии муниципального подчинения или в негосударственной организации, то поиск документов должен начинаться с архива города или района.
Подтверждение северного стажа для пенсии. Москва не приняла мою СПРАВКУ о подтверждении северного стажа, сказав, что в. Инструкция по оформлению справки о подтверждении трудового стажа. Инструкция по оформлению справки о трудовом стаже. Пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать справку о подтверждении стажа. К заявлению прилагается Образец справки смотрите ниже.
Архивная справка о размере заработной плате за 5 лет (60 месяцев), Образец заполнения. Архивная справка о подтверждении стажа с . Образец письма заявителю об отсутствии документов (непрофильный). Форма архивной справки о подтверждении трудового стажа. Для подтверждения стажа работы остальных ответственных работников необходимо .
С коммерческими организациями есть сложности, связанные с отсутствием правовых механизмов истребования передачи документов на государственное хранение. Чтобы сориентироваться, в какой именно архив обратиться, вы можете воспользоваться сайтом www. Еще существует интернет- путеводитель по архивам России www. Обязательно, вне зависимости от вида запроса, должны быть указаны следующие данные: фамилия, имя, отчество интересующего лица в настоящее время и обязательно фамилия в запрашиваемый период (указать год смены фамилии, если это имело место); адрес, по которому нужно направить ответ архива; ваш контактный телефон; о чем и для какой цели запрашивается информация.
Приведем наиболее распространенные запросы и поясним, что в каждом из них необходимо указать для того, чтобы сделать возможным выполнение такого запроса: Запрос о стаже: Ф. И. О. За какие годы необходима справка о зарплате.
Указать район, город, специальность, факультет, отделение. Указать, что произошло: раскулачивание, конфискация имущества, выселение или лишение избирательных прав. Местонахождение предприятия (учреждения, организации). Дату или год награждения.
Для справки о награждении «Медалью материнства» необходимо написать количество детей и даты их рождения. Вообще, некоторые архивы принимают не только социально- правовые запросы, составленные на бумаге, но и отправленные по электронной почте, а некоторые – даже по телефону. Пример 3образец заявления для получения архивной справки о зарплате. Пример 4. Образец письма- запроса от юридического лица (примерная форма) Архивная справка. Чаще всего заявителю приходит ответ на запрос в виде архивной справки, реже – архивной выписки или копии документа. По ГОСТ Р 5. 11. 41- 9.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» архивная справка – это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов. Рассмотрим несколько справок, которые выдаются на наиболее популярные запросы. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы (см.
Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже (при необходимости эти сведения сообщаются письменно). В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, используются только приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов. В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.
В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился. При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина (организации) справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку. Пример 5. Образец архивной справки При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. При подготовке «отрицательных» ответов архивисты стараются избегать формулировок вроде «документы на хранение в архив не поступали», обычно заявителю даются рекомендации по поиску необходимой информации или разъясняется причина отсутствия архивных документов по теме запроса.
В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив может (но не обязан) выдать справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива. Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов.
После текста справки указываются поисковыеданные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа). Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковые данные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа). Вообще, унифицировать форму архивной справки достаточно сложно, как и форму написания запроса. Однако существуют Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально- правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации (письмо Росархива от 1.